¿No te pasa que hay días que, a pesar de haber trabajado un montón, sentís que no avanzaste en nada? 🥴 Estar ocupados no siempre es sinónimo de productividad: es fácil que las reuniones, los mails y las tareas urgentes ocupen todo nuestro día y consuman todo el tiempo y la energía disponibles.
Por eso, priorizar las tareas de manera efectiva y según objetivos es la clave para garantizar que todo lo que hagamos tenga sentido y aporte valor a nuestro proyecto, y podamos así evitar ese malestar que sentimos a veces al final del día por no haber podido tachar todo lo que nos habíamos propuesto de nuestra lista de pendientes. Priorizar es pensar y distinguir: qué es urgente, qué no, qué podemos resolver en un rato, qué nos va a llevar varios días… Priorizar es también valorar nuestro tiempo, no solo porque nos permite aprovechar de manera más eficiente las horas de trabajo, ¡sino porque además podremos disfrutar más de nuestros momentos de ocio!
1. No todas las tareas son iguales
Ninguna tarea es igual a otra: algunas son urgentes, otras pueden esperar; unas son tareas que repetimos, otras son complejas y requieren más tiempo, otras pueden realizarse sin mayores esfuerzos... Por eso, antes de poner manos a la obra, es importante que nos tomemos unos minutos para clasificar las tareas del día. Algunas preguntas que podemos hacernos en este proceso son:
- ¿Qué necesito terminar hoy para estar conforme al final del día?
- ¿Cuál es el objetivo de cada tarea?
- ¿Qué pasaría si no realizo determinada tarea?
- ¿Cuál es el beneficio de cada tarea?
- ¿Qué tarea es más urgente?
Durante el proceso podemos darnos cuenta de que lo que creíamos importante quizás no lo era tanto, o podemos detectar inconvenientes potenciales como cuellos de botella, entender cuáles son las relaciones entre las tareas, prescindir de tareas innecesarias o delegarlas en otras personas… Todo ello nos permite mejorar nuestra capacidad para calcular cuánto tiempo nos va a llevar cada tarea y pensar estratégicamente en función del impacto que genera resolver cada una de ellas.
Las prioridades cambian: establecer prioridades debe ser un proceso flexible, ya que puede ser necesario interrumpir tareas de baja prioridad para atender otras más urgentes.
2. No confíes en tu memoria
Confiar en que tenemos todo en la cabeza suele traernos más de un problema que, en la mayoría de los casos, podría evitarse simplemente ¡escribiendo! Sacar las tareas de la cabeza y anotarlas en alguna clase de soporte, ya sea en papel o en digital, nos permite regresar a ellas en otro momento y liberar espacio en nuestra cabeza para enfocarnos en las tareas prioritarias. Nuestro cerebro está diseñado para realizar muchas otras tareas además de memorizar, y usarlo solo para eso es un desperdicio que además nos induce al estrés sin sentido. Por eso, siempre, ¡anotá todo!
3. Esperá lo inesperado
Un error común a la hora de planificar es ser demasiado optimistas y no contemplar que siempre puede haber obstáculos inesperados que no nos permitan resolver las tareas en el tiempo que habíamos estimado. No siempre vas a poder terminar todas las tareas del día, ¡y está bien! Pero es importante que, a la hora de planificar, seamos realistas, no hagamos una lista de tareas interminable y siempre, siempre, dejemos espacio para los imprevistos. De este modo, estaremos preparados (¡y mejor parados!) ante cualquier cosa que surja por fuera de nuestros planes. Es preferible planificar teniendo en cuenta que no todo va a salir siempre como se ha previsto, que quedarnos sin dormir o hacer todo a las corridas, mal y aumentar el riesgo de tener un burnout 🤯.
Clasificar tareas es un proceso que al principio lleva tiempo, pero que luego se convierte en una herramienta infalible porque nos ayuda a ganar perspectiva y a ejercitar la visión global sobre nuestro proyecto. Así siempre tendremos presente cuál es el objetivo detrás de cada tarea y, por ende, cuál es su valor.
Al fin y al cabo, organizar nuestro tiempo nos permite enfocarnos mejor y disfrutar más lo que estamos haciendo 🤸♀️.
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